Au sein d’une entreprise comme pour un professionnel libéral, la fonction de secrétaire est essentielle à une bonne organisation des activités quotidiennes. Les services de secrétariat à distance constituent une alternative très intéressante à l’emploi d’un collaborateur classique.
Les services d’un secrétaire à distance
Le secrétariat à distance consiste à déléguer à un prestataire externe les missions traditionnellement confiées à un(e) assistant(e) dédié(e). Ces services sont rendus possibles grâce à l’utilisation d’outils de télécommunication modernes : le téléphone, mais surtout l’informatique et internet.
La plupart des tâches peuvent ainsi être effectuées depuis un bureau distant :
– accueil téléphonique,
– gestion d’agendas,
– missions administratives diverses.
Le prestataire peut être une personne travaillant à son compte, mais aussi une société spécialisée en externalisation.
De réels avantages pratiques
Si le télésecrétariat connaît un essor important, c’est parce qu’il présente des avantages non négligeables pour le client.
L’externalisation permet de collaborer avec des agents compétents et spécialisés à tout moment. C’est particulièrement intéressant dans le cas où vous avez besoin d’un secrétaire temporaire. Pour des missions ponctuelles ou pour assurer l’intérim de votre assistant habituel, c’est une solution accessible rapidement.
Les secrétaires à distance peuvent proposer des prestations à la carte et spécialisées. Il s’agit donc d’un moyen sûr d’accéder à des services de qualité et d’une efficacité maximale. Puisque tout est réalisé par correspondance, vous avez donc accès au service depuis n’importe quelle localisation. Idéal pour les professionnels en déplacement quasi permanent.
Cela vous épargne également la gestion administrative inhérente à l’emploi permanent d’une personne. De même, il ne sera pas nécessaire de lui allouer un bureau puisqu’elle sera en poste au sein de l’entreprise prestataire.
Un intérêt financier à ne pas négliger
Au-delà des aspects pratiques de ce mode de collaboration, ce dernier possède également des intérêts en matière de gestion financière.
D’abord, vous n’aurez pas à supporter des charges sociales ni à investir dans les matériels et outils nécessaires à la fonction. Surtout, le service sur-mesure offre la possibilité d’être facturé uniquement pour les prestations demandées et sur une période bien déterminée (une demi-journée, quelques jours ou plusieurs mois).
Faire appel à un secrétaire externe est donc un bon moyen d’optimiser vos coûts. Comme pour le recrutement d’un assistant classique, le choix du prestataire doit néanmoins se faire sur la base d’une relation de confiance en plus des compétences pour la mission confiée.
